Ein Content-Management-System ist eine Software, mit der sich auf eine Webseite Texte einstellen lassen. Gleichzeitig sind sie über dieses System auch zu editieren und zu löschen.
In den ersten Jahren des öffentlich zugänglichen Internets (etwa bis 2003) ließen sich Inhalte nur mit großem Aufwand und Programmierkenntnissen in eine Webseite implementieren. Es bestand aber immer vonseiten der Webmaster der Bedarf, diesen Vorgang sehr unkompliziert erledigen zu können. Daher entstanden Content-Management-Systeme, die es heute auch Personen mit durchschnittlichem Wissen ermöglichen, verschiedene Arten von Content auf eine Webseite zu stellen, dort wieder zu entfernen oder ihn zu bearbeiten.
Es kann sich um Texte, Bilder, Videos und Grafiken handeln. Die Autoren benötigen nur die entsprechenden Zugriffsrechte, die sich in jedem Content-Management-System administrieren lassen. Die Datenhaltung erfolgt in einem CMS medienneutral. Der Inhalt kann also beispielsweise als HTML- oder auch als PDF-Dokument abrufbar sein. Ein volldynamisches Content-Management-System erzeugt das nötige Format erst bei der Nutzerabfrage.
Die Inhalte speichert es in einer relationalen Datenbank wie MySQL oder PostgreSQL, es gibt noch mehr Möglichkeiten. Manche sehr komplexen Enterprise-CMS verzichten auf die klassische Datenbank, auch gibt es Flat-File-CMS mit einer Contentspeicherung in Dateien.
Es gibt einige proprietäre Lösungen, die für spezielle Anwendungen entwickelt wurden. Am meisten verbreitet sind aber Open-Source-Systeme, die mithin frei zugänglich sind. Die wichtigsten sind:
Es gibt noch wesentlich mehr solcher Systeme, die alle eigene Vorzüge und manchmal kleine Nachteile aufweisen sowie für bestimmte Anwendungen besonders gut geeignet sind. WordPress ist der unangefochtene Marktführer.
Der Funktionsumfang von Content-Management-Systemen kann teilweise beträchtlich sein. Im Wesentlichen müssen aber folgende Funktionen gewährleistet sein:
Das Responsive Webdesign (Webseite erkennt das Endgerät und öffnet sich an dieses angepasst) ist insofern sehr bedeutsam, als dass die Inhalte schließlich auf verschiedensten Endgeräten erscheinen müssen. Im Jahr 2021 existieren noch Webseiten mit älteren Content-Management-Systemen bzw. älteren Versionen von gängigen Systemen wie oben genannt, die je nach Endgerät ein Umschalten auf die mobile oder stationäre Version erfordern.
Das gilt für neue Webseiten als vollkommen überholt, doch diese älteren Versionen bleiben möglicherweise noch lange erhalten. Sie verarbeiten teilweise Unmengen von Daten und haben täglich mehrere Hunderttausend bis Millionen Zugriffe, sodass die Verantwortlichen den Relaunch scheuen.
Das CM-System soll die Inhalte barrierefrei auf allen Endgeräten unabhängig vom Browser oder Betriebssystem darstellen. Das betrifft neben Texten und Grafiken auch Multimediainhalte. Wegen der Darstellung auf mobilen Endgeräten mit Touchscreen müssen alle Schaltflächen so ausgeführt werden, dass sie per Mausklick oder Fingertipp bedient werden können, was im Responsive Webdesign eine selbstverständliche Anforderung ist.
Als hilfreiche Funktion gilt es, wenn ein CM-System externe Datenquellen wie Karten, Kalender und Nutzerdaten über eine API einbinden kann. Wenn ein Content-Lifecycle-Management integriert ist, ermöglicht dies die zeitlich begrenzte Darstellung von Inhalten und ihre anschließende Archivierung. Eine weitere sehr nützliche Funktion, die leider nicht jedes Content-Management-System mitbringt, ist eine integrierte Suchmaschine für die interne Suche auf der betreffenden Webseite.